FAQ Colsubsidio Cibercolegios

Respuesta Faq:

Existen dos maneras para descargar los planeadores de la institución se pueden descargar desde el perfil de profesor y el coordinador académico en esta ocasión veremos como descargar los planeadores de manera masiva desde el perfil de coordinador académico

Ingresamos con el perfil COORDINADOR ACADÉMICO

En la pestaña reportes en la opción de seguimiento de plan de estudios por grado 

Seleccionamos el periodo a descargar y aparecerá un listado de los cursos de toda la institución 

Al darle clic en el nombre del curso se desplegara una lista de los profesores designados para ese curso 

Al hacer clic en cada profesor se desplegara una lista con las materias asignadas a cada profesor 

Al frente de cada materia en la ultima casilla de la tabla se mostrara  un icono en forma de calendario 

El titulo de esa columna pone PLANEADOR

al hacer clic en el icono en forma de calendario se descargara de forma automática un PDF con el planeador

Respuesta Faq:

Para poder reasignar clases a un profesor o docente primero ingresamos con el perfil de administrador del sistema‚ 

En la pestaña de asignaturas seleccionamos la opción de reasignacion de clases de un profesor

Nos mostrara una ventana donde podremos seleccionar primero el profesor a cambiar y luego el profesor nuevo en el campo clases a cambiar nos mostrara las asignaturas que actualmente tiene el profesor a cambiar

con los iconos de color amarillo podremos cambiar las clases a el profesor nuevo en la flecha sencilla pasara clase por clase seleccionada y en la flecha en la segunda posicion pasaran todas las clases del profesor a cambiar de igual manera sirve para quitar las clases que no se deseen asignar al nuevo profesor

Despues de tener las clases en la seccion de clases para el nuevo profesor damos clic en el boton actualizar y automaticamente se guardaran los cambios

Respuesta Faq:

Para poder retirar los permisos de un usuario ingresamos con el perfil administrador del sistema

En la pestaña usuarios -> edición y eliminación de usuarios 

Buscamos el usuario al cual deseamos quitar los permisos lo seleccionamos en la búsqueda y damos clic en el botón de editar 

Nos mostrara la información del usuario y diferentes pestañas una de ellas OPCIONES 

seleccionamos la pestaña y podremos encontrar un botón de modificar permisos le damos clic 

y nos mostrara una nueva ventana para primero escoger los diferentes módulos que se manejan en cibercolegios y dependiendo del modulo se puede seleccionar los permisos que deseemos retirar

seleccionamos los servicios o permisos que deseamos retirar y le damos clic en el botón de actualizar 

Respuesta Faq:

Vamos a tomar un archivo plano en formato TXT para abrirlo directamente en Excel para que nos ordene la información correctamente

1. Tomaremos un archivo que ya esta en el equipo identificamos bien la carpeta donde se encuentra ya que vamos a necesitar esta información.

2. Vamos a Microsoft Excel de nuestro equipo en una ventana nueva vamos a Archivo - Abrir - Examinar.

3. Vamos a buscar la carpeta en donde esta nuestro archivo en este caso descargas y le damos en el botón abrir. nos aseguramos que estemos buscando por todos los tipos de archivo que es la lista que se encuentra al lado del recuadro Nombre de Archivo

4. Seleccionamos la opciones tal y como están en la pantalla lo dejamos en Delimitados seleccionamos la fila en la cual queramos que comience a importar nuestro archivo. Le damos clic al Botón Siguiente

5. Aquí vamos a seleccionar en separadores Tabulacion tal como esta en la pantalla y le damos click en el botón Finalizar

6. Aquí nos muestra ya la información organizada en columnas y filas.

Respuesta Faq:

Si el docente al ingresar a la planilla de ingreso de calificaciones a través del perfil de Profesor, Mis Asignaturas, Selecciona la Asignatura, Reportes, Planilla de Calificaciones, Planilla de Ingreso de Calificaciones, selecciona el Periodo Académico y no muestra el botón de "Actualizar" que aparece en la siguiente pantalla.

Esta situación puede ocurrir por las siguientes situaciones.

1. La configuración desde el Administrador Académico, Parámetros, Parámetros Generales del Módulo y la opción "Permitir que el administrador académico ingrese calificaciones a las planillas?"  esta en "Si". Para solucionar el inconveniente se debe cambiar al parámetro a "No" con el objetivo que los docentes pueden ingresar notas a las planillas de calificaciones, de lo contrario el único perfil que  tiene permiso para esta acción son los Administradores Académicos de la Institución Educativa.
2. La planilla de calificaciones del periodo académico ya fue enviado al administrador académico.  Véase ¿Cómo consultar y gestionar el estado de las planillas de notas?
3. El periodo académico del curso al que esta ingresando puedo estar cerrado. Véase ¿Cómo se cierra o consultar el estado un periodo académico de un curso?

Respuesta Faq:

1. Ingresamos a la plataforma con perfil administrador académico en la pestaña PARÁMETROS en la opción DEFINICIÓN DE SISTEMA DE EVALUACIÓN aparecerá la información con los sistemas de evaluación actualmente activos.
2. Seleccionamos en las opciones configurar opciones del sistema de evaluación.
3. Dependiendo el sistema de evaluación cargara la CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN.

4. En el texto establecer fechas de ingreso de recuperaciones, nos da la opción de dar clic para cambiar las fechas de recuperaciones y aparecerá la siguiente pantalla.

5.Dependiendo la fecha del periodo parametrizamos las fechas de inicio y final para las recuperaciones con hora inicial y hora final damos clic en el botón de actualizar para guardar los cambios.

Respuesta Faq:

Tenemos varias opciones con diferentes perfiles

1. Ingresaremos con el perfil de profesor

• Seleccionamos la asignatura en la cual esta inscrito el estudiante 
• Seleccionamos el estudiante de la lista de miembros de el curso 
• Nos dirigimos a la pestaña asistencia
• Aparecerá un listado con las inasistencias justificadas y no justificadas 
• Seleccionamos la falla que deseamos borrar y hacemos clic en el BOTÓN eliminar 
• Aparecerá la siguiente pantalla de verificación 
• Digitamos la palabra ACEPTO y le damos clic en aceptar para eliminar la falla

2. Ingresamos con el perfil de director de curso, Coordinador académico, Director de área O Rector 

• En la pestaña de observador realizamos la consulta para verificar a quien se le eliminara la falla seleccionamos el estudiante

• Nos dirigimos a la pestaña asistencia

• Aparecerá un listado con las inasistencias justificadas y no justificadas 

• Seleccionamos la falla que deseamos borrar y hacemos clic en el BOTÓN eliminar
• Aparecerá la siguiente pantalla de verificación 

• Digitamos la palabra ACEPTO y le damos clic en aceptar para eliminar la falla

Respuesta Faq:

Esta funcionalidad nos permite restablecer la contraseña de los usuarios de la institución que por alguna razón se les olvido o la perdieron lo realiza únicamente el Administrador del sistema de cada Institución.

1.  Ingresamos con el perfil Administrador del sistema. 

2.  Ingresamos a Usuarios - Edición y Eliminación de Usuarios. 

3. Escogemos el criterio de búsqueda en este caso Seleccionaremos Por nombre y apellido.  Y agregamos el dato a consultar. 

4. Ubicamos el respectivo usuario lo seleccionamos  y le damos click en el botón Editar. 

5. Vamos a la pestaña Opciones y le damos click en el botón Restablecer Contraseña. 

6. Nos abre una pantalla emergente  con la información de la contraseña nueva sera los primeros 8 dígitos del documento de identidad en cualquiera de los casos. le damos Click al botón Restablecer.

7.  Nos sale un mensaje indicándonos el login al cual se le restableció la contraseña y un mensaje  que se realizo correctamente. 

Respuesta Faq:

Para cerrar el periodo académico de un curso de la institución educativa o consultar su estado se debe ingresar como Administrador Académico, en la pestaña Reportes, Generación y publicación de informes de calificaciones y seleccionar el periodo a generar o consultar.

 El estado del periodo se puede verificar en la segunda columna donde dice si esta "Abierto" o "Cerrado", en caso de esta cerrado se muestran los siguientes iconos.

 Esta opción le permite descargar un archivo pdf con los informes académicos del curso seleccionado.

 Esta opción le permite abrir el periodo académico para realizar modificación de la información del              periodo o general de nuevo el archivo pdf actualizado.

Respuesta Faq:

1. Para eliminar un comunicado enviado primero tendremos en cuenta:

• El perfil tiene que tener permisos de supervisor de comunicados dados por el administrador de sistema estos permisos se dan de esta forma

1. Ingresamos al perfil de administrador del sistema, pestaña parámetros, nos ubicamos en la opción configuración de comunicados, seleccionamos la opción de activación de supervisión de comunicados 

2. Seleccionamos el perfil del usuario y la persona o las personas a la que le queremos dar el permiso. 

3. Dependiendo si es una persona o quiere seleccionar todos los usuarios disponibles por el perfil seleccionado 

 Opción para asignar el permiso a el usuario seleccionado

  Opción para asignar el permiso a todos los usuarios disponibles del perfil seleccionado

4. Después de pasar los usuarios a los cuales se les va a dar permisos para la supervisión de comunicados nos dirigimos a el Botón "Actualizar" y damos clic para guardar los cambios realizados. 

• CONFIGURACIÓN DE SUPERVISIÓN DE COMUNICADOS

1. El servicio de supervisión de comunicados permite consultar los comunicados enviados por los funcionarios de la institución, sin embargo las personas que tengan activada opción también podrán consultar los mensajes recibidos.
2. En la pestaña parámetros Configuración de Comunicados, Configuración de Supervisión de comunicados nos mostrara los usuarios a los cuales se les puede activar el servicio de supervisión, seleccionamos el usuario y damos clic en la opción actualizar para otorgarle los permisos y guardar los cambios realizados.

2. Eliminación de los comunicados enviados. Con el perfil y el usuario seleccionado para tener los permisos de supervisor de comunicados nos dirigimos a la pestaña Comunicados.

Nota: Las opciones pueden cambiar dependiente el perfil seleccionado

• Seleccionamos la opción seguimiento de comunicados institucionales.  
• Nos cargara una pantalla para poder seleccionar los criterios de seguimiento para los comunicados que se desea visualizar. 

• Seleccionamos el criterio para el seguimiento dependiendo el criterio cargara diferentes opciones de búsqueda.

         1. Enviados a clases abiertas 

         2. Enviados a miembros de un curso

.

         3. Enviados por usuarios de un perfil

        4. Enviados por un usuario

•  Luego de establecer las opciones de búsqueda damos clic en el botón consultar  dependiendo las opciones nos aparecerán los usuarios que enviaron comunicados la cantidad de comunicados enviados y los comunicados respondidos.  
• Seleccionamos el usuario y nos cargara los comunicados enviados por ese usuario la prioridad, asunto, la fecha de envió, la fecha de vencimiento  y las opciones. 
• si damos clic en el asunto del comunicado podemos ver el contenido del comunicado, los destinatarios, la fecha de enviado y la fecha de vencimiento.
• en las opciones de los comunicados enviados por el usuario tenemos el el control de lectura y la opción de eliminar el comunicado.

    Control de lectura

• El control de lectura nos da al detalle de que usuarios leyeron o no el mensaje y el día de la fecha de lectura el porcentaje de comunicados leídos y el porcentaje de los que están sin leer. 
• La opción de eliminar comunicado se utiliza para eliminar definitivamente el comunicado del sistema cuando se selecciona esta opción solicita una verificación.
• Escribiendo la palabra ACEPTO  en letras MAYÚSCULAS y seleccionando la opción de aceptar se eliminara definitivamente el comunicado de la aplicación Luego de darle ACEPTO y clic en aceptar saldrá el mensaje de aprobación de la eliminación del mensaje.

Respuesta Faq:

El periodo académico de una Institución Educativa se cierra definitivamente cuando se ha cerrado la totalidad de los cursos de periodo a consultar, para verificar el estado de cada uno de los curso se debe ingresar como Administrador Académico, en la pestaña Reportes, Generación y publicación de informes de calificaciones y seleccionar el periodo a consultar.

El estado de todos y cada uno los cursos en la segunda columna deben estar en "Cerrado" para que el periodo de la institución Educativa pase a estado cerrado y puede verificar ingresando por el perfil de Administrador del Sistema, Parámetros, Definición de Periodos Académicos. 

NOTA: Se puede presentar el caso en que todos los cursos estén cerrados y pero el estado general del periodo este abierto, esto debe a que puede haber ingresado información al curso luego del cierre. Se recomienda identificar cual el curso que puede estar presentado el inconveniente con el fin de cerrar de nuevo el periodo de ese curso.

Respuesta Faq:

El retiro de estudiantes lo realizamos cuando un estudiantes por cualquier motivo no estarán presentes  en la institución por un periodo y por el resto de año lectivo

1. Se ingresa al perfil  Administrador del Sistema.

2. Ingresamos a usuarios  -   Edición y Eliminación de usuarios.

3. Escogemos el criterio de búsqueda y llenamos los datos requeridos.

4. Seleccionamos el usuario y le damos click en las dos flechas de la columna Opciones.

5.  El estudiante  en  estado retirado en  el cual no se pierde la información que tiene hasta el momento y queda fuera del calculo de            puestos y promedios para los periodos siguientes al retiro, también es de tener en cuenta que igualmente este estado se puede              reversar en cualquier momento.  

  A continuación encontramos cuatro  opciones: 

   -  Nuevo estado:  seleccionamos el estado Retirado 

   -  El periodo de retiro:  donde se va a seleccionar el periodo actual el estudiante donde el estudiante de ese periodo en adelante                   saldrá de generación de promedios y puestos por curso.

6. A continuación encontramos dos opciones:

 -Bloquear envío de comunicaciones al grupo familiar : Esta Opción si la dejamos en Si no se le podrán enviar comunicados a sus respectivos acudientes.

7. Le damos click en el botón Actualizar y nos mostrara el siguiente mensaje satisfactorio.

8. Consultamos nuevamente el usuario para verificar que el estado se encuentra en Retirado

Respuesta Faq:

Este proceso es únicamente realizado por el director de curso. 

1. Ingresamos con el perfil Director de curso vamos Reportes - Puesto estudiantes

2.  Seleccionamos el curso al cual le vamos a generar el puesto y promedio no sobra aclarar que solamente nos saldrán los cursos de los cuales somo Directores.

3.  Seleccionamos el periodo al cual le vamos a generar el puesto, no sobra aclarar que solo podemos realizar esta acción a los periodos que se encuentran abiertos.

4.  en esta pantalla nos aparece el Boto Generar puesto le damos click y este automáticamente nos da el promedio de cada niño y le asigna su respectivo puesto es de aclarar que nosotros también podemos cambiar estos puestos de manera manual por el motivo que sea.  

5.En este caso no lo hace en orden alfabético ya que pues para ejemplo no tenemos notas ya para finalizar le damos en actualizar para guardar los cambios y listo estos puestos ya se verán reflejados al coordinador académico.

Respuesta Faq:

Después de tener el perfil de Coordinador Académico si no lo tienen deben pedir al administrador que se lo cree y ademas que le asigne la coordinación correspondiente ya que esta acción solo es realizada por este perfil.

1. Estando en el perfil Administrador del sistema vamos a Usuarios - Edición y eliminación de usuarios 

2. Identificamos nuestro usuario y que en la columna Tipo de usuario el de coordinador académico y lo seleccionamos, Le damos click al botón Editar de la parte superior.

3.  vamos a la pestaña Opciones y en la parte de abajo encontramos el botón de Asignar coordinador le damos click 

4.  Nos despliega la siguiente pestaña donde vamos a seleccionar los cursos de los cuales va a ser coordinador si son todos lo dejamos así y le damos cancelar

5.  Después de a ver realizado la selección en la parte de abajo le damos Actualizar cerramos la pestaña y le damos actualizar para finalizar y guardar cambios.

Respuesta Faq:

Esta actividad se realiza una sola vez al finalizar el año lectivo y en el momento que comencemos se les bloqueara automáticamente el ingreso a todos los usuarios de la institución, El cual es realiza por el administrador del sistema únicamente

1. Vamos a  Parámetros - Ejecutar cierre de año lectivo. 

2. Vamos a Promoción de estudiantes.

3.  Escogemos los parámetros correspondientes al grado que vamos a promover, A continuación en la primera columna APROBAR vamos a dejar con el chulo solo a los estudiantes que aprueban el Grado lectivo, En el botón Actualizar podemos guardar nuestra selección para que no se pierda.

4.  Luego vamos al final de la tabla Donde encontramos el botón Aprobar  donde ya iniciamos con el proceso de promoción como tal una vez promocionemos así sea un solo estudiante la única forma de deshacer el proceso es promocionando la totalidad de los grados para que se habilite la opción de deshacer que se encuentra en el menú de ejecución de cierre de año .

5.  Al darle aprobar nos muestra el mensaje informativo que nos indica que ya no se podrán realizar mas cambios para este grado. Ya para finalizar le damos en Aceptar.

Respuesta Faq:

Para consultar o gestionar el estado de las plantillas luego que sea enviada desde el perfil de profesor se puede consultar desde al Administrador Académico,  Parámetros, Recepción Informes de Calificaciones y selecciona el Tipo de Planilla y Periodo Académico.

Existen cuatro estados de las planillas de calificaciones:

1. Pendientes: Hace referencia a la cantidad de las planillas de calificaciones que están pendientes por enviar por parte del profesor, en este estado es posible que  el profesor continúe ingresando o modificando información del periodo.

2. Recibidas: Hace referencia a la cantidad de las plantillas de calificaciones que han sido enviadas por  parte del profesor, en este estado no es posible que  el profesor continúe ingresando o modificando información del periodo. El administrador académico al dar clic en el número de las plantillas Recibidas debe definir el siguiente estado.   

3. Aprobadas: Hace referencia a la cantidad de las planillas de calificaciones que han sido aprobadas por parte del Administrador Académico.

4. Devueltas: Hace referencia a la cantidad de las planillas de calificaciones que han sido devueltas al profesor y están pendientes de que sean enviadas de nuevo por parte del docente.

NOTA IMPORTANTE: Para Desaprobar o Devolver una planillas de calificaciones la fecha del envío de las planillas debe tener una fecha igual o mayor a la fecha en la que se va a realizar la acción.  Véase  Configurar Fechas Corte Académico o Entrega de Planillas

Respuesta Faq:

Para realizar algunos procesos dentro de la institución educativa es necesario realizar el borrado de las actividades (Tareas y Evaluaciones) de un estudiante en algunas o todas la asignaturas y de un o varios periodos académicos, esta acción se puede realizar desde los siguientes perfiles.

• Coordinador Académico.

Desde este perfil se tiene el privilegio de seleccionar las asignaturas y periodos académicos en los que desea realizar el borrado de actividades, se debe ingresar por con perfil de Coordinador Académico, Pestaña Cursos,  Consulta de cursos definidos, Seleccionas el programa académico y el grado.

Seleccionamos la opción del curso donde esta inscrito el estudiante al cual deseamos eliminar las actividades.

A continuación se mostrara el listado de los estudiantes que pertenecen al curso, con el estado y una  que indica que el estudiantes tiene actividades asignadas, al dar clic en el icono mostrara la siguiente ventana.

El sistema listara los periodos académicos donde el estudiante donde tenga actividades y todas las asignaturas donde se encuentre escrito para hacer la selección de los opciones que sean requeridas.

• Profesor.

Desde este perfil se tiene la opción de seleccionar únicamente los periodos de los cuales se quiere realizar el borrado de actividades, ya que esta acción se hace dentro de la asignatura y se debe ingresar por el Perfil Profesor, Pestaña Lateral Mis Asignaturas, Seleccionar la Asignatura y el curso donde se encuentra el estudiante del cual desea borrar la actividad.

Donde del contenido de la asignatura damos clic en la pestaña de Observador y nos lista a los estudiantes inscritos en la clase, la opción para gestionar las inasistencias y la  que indica que el estudiantes tiene actividades asignadas, al dar clic en el icono mostrara la siguiente ventana.

El sistema listara los periodos académicos donde el estudiante donde tenga actividades  para hacer la selección de los opciones que sean requeridas.

Respuesta Faq:

1. Tener cerrado el periodo de el curso correspondiente. Véase ¿Cómo se cierra o consultar el estado un periodo académico de un curso?
2. Tener cerrado el periodo académico de la institución. Véase ¿Cómo se cierra o consultar el estado un periodo académico? 
3. Ingresar como administrador del sistema en la pestaña Usuarios, opción Edición y eliminación de Usuarios buscamos el usuario con perfil estudiante que homologara las notas.
4. Se selecciona y se le da la opción de EDITAR. En la ventana de actualización de datos del usuario seleccionamos opciones.
5. Seleccionamos la opción homologación de Calificaciones.
6. Seleccionamos el periodo anteriormente cerrado. 

1. En pantalla aparecerán las asignaturas que se van a homologar solicitándonos la nota y una observación.
2. Damos clic en la opción de Actualizar para guardar los cambios realizados.

Respuesta Faq:

La solicitud de servicio solo la pueden solicitar las personas con perfiles administrativos

Para crear una solicitud de servicio ingresamos con el perfil administrador.

En la parte superior derecha en el icono de engranaje se despliegan varias opciones escogemos la opción de soporte

Se desplegará la pantalla de soporte brindándonos dos opciones soporte o las notificaciones del portal, seleccionamos la opción de soporte

Encontraremos varias opciones Publicar Solicitudes de Servicio, Calificar Solicitudes de Servicio, Responder Solicitudes de Servicio, Reporte de Solicitudes Publicadas y Reporte Solicitudes Atendidas.

Seleccionamos publicar solicitudes de servicio

En esta pantalla aparecerán todas las solicitudes publicadas hasta el momento y podrán verificar su estado, se realizará una nueva solicitud

En la opción de Tipo de Solicitud Existen diferentes opciones de solicitud seleccionamos solicitudes de servicio

En la opción SERVICIO:  seleccionamos el servicio que mas se nos acomode con el soporte que se necesite  

• Se puede desplegar la lista con los servicios ya cargados o se puede realizar una búsqueda dándole clic en el icono de la lupa ubicada a mano derecha de la casilla de búsqueda 

  
  

  

  

  
  

  
  

  Dependiendo la solicitud se desplegarán varias opciones para agregar por parte del colegio para que la solicitud sea atendida con mayor eficacia, también dependiendo el servicio se podrá visualizar el tiempo para el acuerdo de servicio y el máximo de días en los cuales su solicitud será atendida.

  Se puede adjuntar cualquier archivo no mayor a 10 Megas de tamaño

  

  Por ultimo se puede agregar un comentario por si se tiene q anexar más información para la solución del soporte, luego de agregar el comentario se procederá a darle publicar a la solicitud.

  

  Si la solicitud fue publicada de manera exitosa luego de darle clic en el botón de publicar aparecerá el mensaje de confirmación “LA SOLICITUD FUE PUBLICADA CON ÉXITO” y en la parte de abajo el numero que se le asigno a la solicitud

  

Respuesta Faq:

A continuación Describimos los usuarios que pueden realizar esta acción y el respectivo procedimiento:

-Administrador del sistema

-Personal administrativo

-Coordinador académico

-Rector(a)

-Administrador académico 

-secretaria académica

1. Después de ingresa nos dirigimos a Eventos en la parte izquierda de la pantalla.

2.  Le damos click en el botón de Crear Evento.

3.  Seleccionamos el tipo de evento que vamos a crear, le asignamos el Titulo que deseemos y se es necesario una descripción adicional 

4. En participantes del evento seleccionamos si el evento sera para toda la institución para los estudiantes del una clase abierta un curso o grado, todos los usuario con el perfil que nosotros escogemos  y por nivel educativo y programa depende el que escogemos nos da  los parámetros de elección.

5. Escogemos la fecha que se realizara el evento, si se va a realizar a determinadas horas y el lugar del evento.

6. Determinamos si  el evento se va repetir en caso de que se haga mas de una vez escogemos los parámetros y le damos en el botón Agregar 

7. Aquí ya nos aparece nuestro evento de prueba si deseamos lo podemos editar o borrar.

Respuesta Faq:

1. Para descargar los datos básicos de los estudiantes y acudientes de la institución ingresamos con el perfil administrador Del Sistema

2. Damos clic en la pestaña de Parámetros opción Cargue de Información y Descarga de Información de usuarios por perfil

3. Seleccionamos el perfil de estudiante, esta selección solo nos aparecen los datos del perfil estudiante:

• La información la podemos filtrar por curso.
• Se puede dar clic en el botón de Imprimir o descargar archivo plano para poder visualizarlo en Excel.

4. Seleccionamos el perfil de Acudiente /Padre, esta selección aparece la información del estudiante junto con las de los acudientes registrados.

• La información la podemos filtrar por curso.
• Se puede dar clic en el botón de Imprimir o descargar archivo plano para poder visualizarlo en Excel.

NOTA: Si necesitamos una información más completa se puede realizar por medio de una solicitud de servicio de información de base de datos.

Véase:¿Cómo crear una solicitud de servicio?

Respuesta Faq:

A continuación Describimos los usuarios que pueden realizar esta acción y el respectivo procedimiento:

-Administrador del sistema

-Personal administrativo

-Coordinador académico

-Rector(a)

-Administrador académico 

-secretaria académica

1. Ingresamos con uno de los perfiles descritos en este caso ingresaremos con Administrador del sistema.  Vamos  a Comunicados - Descarga de comunicados.

2. Elegimos el perfil que vamos a consultar para descargar

3.  Podemos seleccionar una sola persona o seleccionar la opción que dice Todos Posteriormente le damos en el botón Descargar 

4.  Como vemos en la parte inferior de la pantalla nos Descarga un archivo .txt el cual nos va a abrir en un block de nota o editor de texto que tengamos en nuestro equipo, Para una mayor comodidad podemos consultar el instructivo de Como abrir un archivo plano en Excel

5. A continuación observamos como se muestra en cada opción. 

Respuesta Faq:

Para modificar notas y actividades desde el coordinador académico

1. Modificar Notas 

Se tiene que tener en cuenta que por el administrador académico en los parámetros el coordinador académico tiene que tener los siguientes permisos en SI y verificamos que el periodo este cerrado

Ingresamos por el perfil Coordinador académico

 Ingresamos a la pestaña Reportes - Calificaciones por clase

En tipo de reporte seleccionamos Planilla de calificaciones de la asignatura Luego seleccionamos el periodo que previamente verificamos que estuviera cerrado 

Se desplegara una lista de las clases que el colegio tiene actualmente, a mano derecha de cada clase encontramos una flecha azul que desplegara la lista de asignaturas por clase 

Seleccionamos la Asignatura a la cual le vamos a modificar las notas y aparece la pantalla de la asignatura con los estudiantes registrados en esta clase y las notas que tienen actualmente 

Subrayado en azul se verán reflejadas las notas de las tareas o evaluaciones ya calificadas y las cuales vamos a modificar seleccionamos cualquiera de las dos ya sea tareas o evaluaciones 

Nos mostrara un listado de las tareas la fecha de publicación y la calificación dada por el profesor modificaremos la calificación y daremos clic en el Botón de actualizar automáticamente nos mostrara las notas de tareas y evaluaciones y la nota final ya promediada con el cambio que se realizo. De igual manera se hace con las evaluaciones 

2. Modificar Actividades 

Se tiene que tener en cuenta que por el administrador académico en los parámetros el coordinador académico tiene que tener los siguientes permisos en SI y verificamos que el periodo este cerrado

Ingresamos por el perfil Coordinador académico

 Ingresamos a la pestaña Reportes - Calificaciones por clase

En tipo de reporte seleccionamos Planilla de calificaciones de la asignatura Luego seleccionamos el periodo que previamente verificamos que estuviera cerrado 

Se desplegara una lista de las clases que el colegio tiene actualmente, a mano derecha de cada clase encontramos una flecha azul que desplegara la lista de asignaturas por clase 

Seleccionamos la Asignatura a la cual le vamos a modificar las actividades  y aparece la pantalla de la asignatura con los estudiantes registrados en esta clase y las notas que tienen actualmente

Subrayado aparecen las tareas y evaluaciones para el curso le damos clic en Tareas o Evaluaciones 

Aparecerá una lista de las tareas o evaluaciones que tenga la clase Seleccionamos a mano izquierda la casilla al lado de cada tarea y le damos en editar 

Mostrara los detalles de la tarea la descripción, los recursos, los estudiantes asignados el periodo en el cual se coloco y el peso. Se realizara la modificación y se dará clic en el botón de agregar para guardar los cambios